Croissance de votre TPE ? Adaptez votre organisation

Vous vous êtes lancé à votre compte et ça a marché : vous pilotez maintenant une entreprise de plusieurs salariés. Ceci implique que vous ne pouvez plus tout gérer vous-même et qu’il est vital de vous organiser pour éviter de grosses déconvenues. Voici quelques points à passer en revu pour adapter votre organisation à la croissance de votre TPE.

organisation interne

 

Le suivi des équipes

Quand on est seul ou à deux, il est facile de faire un point au détour d’une pause-café. Quand on passe à 6 ou 8 salariés, cela devient plus compliqué. Voici donc quelques pistes d’outils pour optimiser le suivi de vous équipes :

  • L’agenda partagé (Google agenda, Outlook…) pour éviter de prévoir un rendez-vous avec son collègue lorsqu’il est en déplacement
  • Les points d’équipe, généralement mensuel, pour échanger, anticiper et se tenir informé
  • Les plans de charge (sous Excel ou via des logiciels adaptés à votre activité), indispensable pour anticiper les creux et les surplus d’activité

 

Le suivi des projets

Le tableau de bord le plus adapté au TPE reste le fichier Excel, couplé à un diagramme de Gantt. Cf article : les tableaux de bords vous veulent du bien

Néanmoins, si vous aimez la nouveauté, vous pouvez toujours tester un logiciel de gestion de projet. Il en existe une multitude : Wrike, Planzone, Zoho Project, Freedcamp, Basecamp, etc… Ils sont généralement gratuits, avec la possibilité de passer à une offre payante pour plus de fonctionnalités. Il est à noter que certains logiciels, tels que Trello ou Asana, s’apparentent plus à des « todo list » ou des outils de gestion de taches. Ils leur manquent donc certaines fonctionnalités, nécessaires au suivi de projet.

Comment choisir le bon logiciel ? Assurez-vous que ce dernier puisse répondre à vos besoins et à vos objectifs. Le plus simple est de passer par le bouche à oreille ou de vous faire conseiller.

 

Le suivi des prospects et des clients

Il est tout à fait pertinent de démarrer le suivi de sa relation client via un simple fichier Excel. Cependant, la croissance de votre TPE peut nécessiter un outil plus performant. Quelques points d’alerte :

  • Plusieurs personnes se partagent  le fichier. Cela n’est pas pratique et augmente le risque de « copier/coller malheureux »
  • Vous avez besoin de tableaux croisés dynamiques, mais vous avez atteint la limite de vos compétences Excel
  • Votre tableau a beaucoup d’onglets et n’est plus très lisible
  • Vos collaborateurs vous réclament, à cor et à cris, un autre outil plus rapide et plus visuel

Pour répondre à cela, il existe des logiciels de gestion de la relation clientCustomer Relationship Management ou CRM. Il est également possible de créer son propre CRM avec Access, mais cela demande du temps et un bon niveau de connaissance de ce logiciel.

 

La sauvegarde des données

Quoi de pire que de perdre ses données sans avoir effectué de sauvegarde ? Pour éviter cette catastrophe, utilisez un outil adapté. Voici les questions à se poser pour choisir celui qui vous correspond :

  • Quel type de logiciel doit-il être capable d’exécuter ?
  • Ai-je besoin d’y accéder à distance ?
  • Est-il intéressant d’en profiter pour souscrire à un pack alliant stockage de fichier, hébergement de base de données, hébergement de site web… ?
  • Ai-je besoin d’assistance en cas de panne ou de problème ?

Il existe 3 type d’outils de sauvegarde : les périphériques de stockage externe, le réseau interne à l’entreprise ou les « clouds » réseaux publics. Là encore, ce sont vos besoins et vos attentes qui définiront l’outil le plus adapté à la croissance de votre TPE.

 

La gestion administrative

Plus l’entreprise grandit, plus la gestion administrative (comptabilité / standard / ressources humaines…) prend du temps. Cependant, vous n’avez pas forcément les moyens ou la visibilité nécessaire pour recruter une personne dédiée à cette mission. Différentes solutions s’offrent alors à vous :

  • L’emploi partagé. L’employeur partage le temps de travail de son salarié avec d’autres entreprises de son bassin d’emploi.
  • La sous-traitance à un consultant. Solution flexible en contrat direct ou via des sociétés de portage salariale

Quel que soit la solution choisie, veuillez à recruter une personne « TPE compatible », c’est à dire polyvalente, réactive et avec une forte capacité d’adaptation.

 

Vous vous êtes reconnus dans cet article ? vous vous posez des questions sur l’organisation interne de votre TPE ? N’hésitez pas à me joindre pour échanger à ce sujet. Si vous le souhaitez, je réalise également des audits rapides, sans engagement, pour faire le point ensemble sur vos besoins et les moyens d’y répondre.

 

A venir dans les prochains articles : l’importance d’une bonne rédaction web, pourquoi et comment intégrer l’écologie dans sa stratégie. Pour ne rien rater, inscrivez-vous la lettre d’information.

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Crédit photo de cet article : Photo de rawpixel via Pixabay

Après 10 années d’expérience dans la coordination de projets environnementaux, je vous propose de vous accompagner pour faire pousser vos idées. Organisation interne, gestion de projet, stratégie éditoriale, rédaction de contenus…