Les 5 avantages de la «todo list» en milieu professionnel

Bullet Journal et todo list sont des thèmes à la mode, probablement aperçus lors de vos recherches personnelles. Peut-être que vous utilisez une liste de choses à faire en sortant du travail (passer à la pharmacie, faire les courses…). Mais avez-vous déjà pensé à l’adapter pour votre quotidien professionnel ? Voici les 5 avantages de la todo list au travail.

Avantages de la todo list

 

Ne rien oublier

Le premier avantage de la todo list est, bien sûr, de ne rien oublier. Souvent utilisé dans notre vie personnelle, ce type de liste est tout aussi important et efficace au travail.

Lister, noir sur blanc, l’ensemble de vos tâches et vos échéances permet de vous décharger d’une partie de votre charge mentale quotidienne. Cela permet également de suivre l’avancée des missions de vos collaborateurs ou partenaires. Anticiper les éventuels retards ou blocages en amont, vous apporte aussi de la tranquillité d’esprit.

NB : Certains points de votre todo list seront directement extrait de votre tableau de bord de suivi de projet.

rouageAstuce : Prenez 2 minutes, tous les matins, pour passer en revue et mettre à jour votre todo list. Puis faites un point intermédiaire en milieu de journée

 

Hiérarchiser ce qui est urgent vs ce qui est important

Afin de ne pas la transformer en « liste à la Prévert », il est important d’organiser et de hiérarchiser vos tâches. La manière d’organiser votre liste doit être parlant pour vous : par jour, par date d’échéance, par clients, par thème…

Cependant, si celle-ci est bien remplie, vous serez obligé de passer à l’étape de hiérarchisation et de choix des actions. Reprenez la liste de vos tâches et déterminer pour chacune si elle est importante, puis estimer son degré d’urgence. Concentrez-vous d’abord sur les tâches à la fois urgentes et importantes.

rouageAstuces : Pour faire cet exercice, vous pouvez utiliser la matrice d’Einsenhower. Celle-ci vous permet de classer vos tâches en 4 catégories : « urgent et important », « non-urgent et important », « urgent et non-important » et « non-urgent et non-important ».

 

Visualiser pour mieux alerter

L’un des avantages de la todo list est de vous permettre de mesurer votre situation en un coup d’œil. Faites-la à votre image, en fonction de vos besoins et du temps dont vous disposez :

  • des listes de rappels de votre agenda électronique,
  • une liste Word avec des puces,
  • une liste Excel avec une mise en forme conditionnelle,
  • une feuille de papier,
  • des post-it,
  • ou encore intégrée dans un Bullet journal, pour les plus créatifs

En adoptant un code de mise en forme, vous pourrez ainsi vous rendre compte rapidement que vous avez beaucoup de tâches non terminées. Un réajustement de votre emploi du temps est donc à prévoir. Identifier ce besoin en amont, vous laisse le temps de solliciter une entrevue avec vos collaborateurs ou votre supérieur.

rouageAstuce : N’hésitez pas à mettre des couleurs : mise en forme conditionnelle pour les fichiers Excel ou Stabilo et stylo 4 couleurs pour les versions papier. Prévoyez des alertes progressives (ex : Soulignement en orange, 1 ou 2 semaines avant la date d’échéance puis en rouge la veille)

Etre efficace lors des entrevues avec vos collaborateurs

Une todo list bien organisée facilitera la conduite de vos réunions.

  • Auprès de votre supérieur : vous lui ferez gagner du temps en effectuant un reporting organisé et efficace
  • Auprès de vos collaborateurs : vous leur évitez du stress de dernière minutes en leur rappelant leurs échéances en amont

rouageAstuce : Pour augmenter l’efficacité de vos réunions, ajoutez des sections « besoins » et « questions » à votre todo list. En plus de transmettre les informations, vous pourrez ainsi récupérer celles qui vous manquent.

 

S’auto-évaluer et mieux s’organiser

Lundi matin, ambitieux(euses), vous aviez noté vos tâches et missions pour votre semaine. Jeudi matin, réaliste, vous vous rendez-compte que vous n’avez pas pu faire la moitié de ce que vous aviez prévu. Soyez bienveillant avec vous-même et faites un point. Avez-vous des contre-temps et des imprévus ? Avez-vous bien évalué le temps que vous passez sur chaque tâche ? Votre plan de charge est-il réaliste ? etc.

Une fois que vous avez cerné le problème, n’hésitez pas à en parler à votre équipe pour éventuellement réorganiser l’affectation des missions.

rouageAstuce : Nous avons tous des missions de dernière minute, imprévues et urgentes. Dans votre emploi du temps, prévoyez un temps dédié aux imprévus qui arrivent au jour le jour. Dans le meilleur des cas, si vous n’avez finalement pas d’imprévus, vous pourrez utiliser ce temps pour vous avancer.

 

Utilisatrice de ces listes depuis plusieurs années, je garantis leur efficacité. Disposer de ce type d’outils, facile à mettre en place, est très utile au quotidien. Et puis, entre nous, la petite satisfaction de « rayer » ce que l’on a fait, est plutôt agréable.

 

A venir dans les prochains articles : des retours d’expériences sur l’animation interne de la RSE et sur l’anticipation des projets. Pour ne rien rater, inscrivez-vous la lettre d’information.

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Après 10 années d’expérience dans la coordination de projets environnementaux, je vous propose de vous accompagner pour faire pousser vos idées. Organisation interne, gestion de projet, stratégie éditoriale, rédaction de contenus…