Qu’est-ce qu’un projet ? Tour d’horizon de ces principales composantes

 

Le projet est le cœur de nos activités. Bien l’appréhender est donc essentiel. Celui-ci n’est pas qu’une suite d’actions mais un processus élaboré et réfléchi, permettant d’atteindre les buts que l’on s’est fixé.

Définition d’un projet

Idée menant au projetUn projet est un processus construit par des acteurs ayant pour but d’atteindre des objectifs définis au préalable. Chaque projet, se déroule dans un contexte & des délais précis et avec des moyens préalablement dès le départ.

Il est donc réfléchi, défini dans le temps & l’espace et mesurable. Le processus de mise en oeuvre est généralement collectif, en impliquant différents acteurs. Le projet peut également être complexe et nécessite un suivi rigoureux.

Il est ainsi constitué de plusieurs phases distinctes et identifiables.

 

Les grandes phases d’un projet

La première phase consiste à définir ses objectifs et le cadre du projet.

Pour cela, il sera nécessaire de connaitre le contexte dans lequel le projet va se dérouler. C’est-à-dire les besoins, les moyens, les acteurs et les délais, mais aussi les points forts, les points de vigilance, les opportunités ou les risques. Ensuite, il faut définir ses enjeux : c’est-à-dire, ce que l’on gagne ou ce que l’on perd. Grâce à cela, il est possible de fixer des objectifs adaptés et clairement définis.

On passe ainsi d’une idée, d’une intuition, à une phase opérationnelle réaliste et organisée.

 

La deuxième phase correspond à sa mise en œuvre.

Celle-ci ne peut être entamée, tant que la première phase n’a pas été effectuée. En effet, se lancer dans des actions sans savoir où l’on va, les obstacles que l’on peut rencontrer ou les moyens à disposition, est contre-productif.

La première étape consiste à lister et hiérarchiser les actions qui permettront d’atteindre les objectifs (qui, quoi, quand, comment, où, pourquoi, pour qui …). Ensuite, la coordination et les outils de suivi seront mis en place. Des indicateurs pertinents seront définis pour suivre l’avancée du projet. Ceux-ci sont indispensables pour anticiper les éventuelles complications et pourvoir y remédier. Ils permettent également de gérer les coûts.

 

Une phase transversale à ne pas oublier: la communication

Il est indispensable de communiquer tout au long du processus pour associer ses collaborateurs et autres parties prenantes à la réflexion. Cela permet l’acceptation et l’appropriation du projet par l’ensemble des acteurs internes ou externes au projet.

Schéma des grandes phases d'un projet
Un projet en 2 – 3 mots ©Au fil du projet

Les clefs d’une bonne organisation

Identifier les acteurs et la gouvernance

Plusieurs catégories d’acteurs peuvent être impliquées (maître d’ouvrage, comité de pilotage, maître d’œuvre ou chef de projet, équipe projet, experts…). Il est important de connaître le rôle et les obligations de chacun pour que le projet se déroule bien.

Il existe différents types de gouvernance (coordination hiérarchique / fonctionnement « chef de projet »…). Celle-ci sera choisie en fonction des atouts et des spécificités des différents acteurs.

 

Mettre en place des outils de suivi et d’analyse

Le suivi du projet est une étape importante pour que celui-ci reste efficace sur la durée. Des outils d’analyse, d’organisation et de suivi sont donc à élaborer. Le type, le nombre et le contenu de ceux-ci dépendront des caractéristiques du projet.

 

Garder sa détermination et son optimisme

Chaque projet est une aventure avec son lot d’incertitudes et de risques. Avant d’obtenir les premiers résultats, des investissements et des efforts sont à fournir. Des ajustements seront fait, en fonction des premiers retours, ce qui peut impliquer découragement et essoufflement. Communiquer sur ce qui a été accompli, les ajustements effectués et ce qu’il reste à faire, est essentiel pour motiver l’équipe. Les outils de suivi, et les indicateurs qui en découlent, sont justement là pour ça.

 

Voici donc un tour d’horizon global des différentes composantes d’un projet. Chaque thème abordé dans cet article, sera détaillé dans les prochaines actualités du site web Au fil du projet. N’hésitez pas à me faire part des thématiques qui vous intéressent.

 

A venir dans les prochains articles : un point sur les tableaux de bord et des astuces pour bannir la communication négative. Pour ne rien rater, inscrivez-vous à la lettre d’information.

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Après 10 années d’expérience dans la coordination de projets environnementaux, je vous propose de vous accompagner pour faire pousser vos idées. Organisation interne, gestion de projet, stratégie éditoriale, rédaction de contenus…