Une réunion rapide et efficace : la carte maîtresse de votre projet

Un cadre passe en moyenne 16 années de sa vie en réunion (Etude menée par le cabinet Perfony, pour des cadres avec une carrière de 40 ans). Ce temps d’échange doit donc être crucial pour y passer autant de temps. Pourtant, les trois quarts des personnes interrogées restent sceptiques : 88% s’y sont déjà senti inutiles dont 77% plus d’une fois (Sondage réalisé par l’IFOP).

Il est donc temps d’agir ! Voici quelques pistes pour passer de la réunionite aiguë à une réunion rapide et efficace.

techniques réunion

Préparez la réunion en amont

Une réunion rapide et efficace, ça se prépare. Etablissez l’ordre du jour bien sûr, mais aussi et surtout, les objectifs de celle-ci.

  • Pourquoi avez-vous besoin d’organiser cette réunion ?
  • Qu’attendez-vous des participants ?
  • Quels sont les résultats escomptés et en quoi ceux-ci seront utiles à votre projet ?

Une fois les objectifs définis, envoyez votre ordre du jour aux participants. Cela leur permettra, le cas échéant, de le compléter.

 

Prévoyez un petit encas, ça fait toujours plaisir

Je dois bien avouer qu’il s’agit d’un avis tout à fait personnel. Mais être accueillie en réunion avec un café, ça me fait plaisir et cela laisse cinq minutes pour parler d’autre chose.

Avec vos collègues, n’hésitez pas à amener des encas. Cela ne coute pas grand-chose et ça détend l’atmosphère. En outre, pour les réunions de fin de matinée, cela permet d’éviter les ventres qui gargouillent déconcentrant grandement leur propriétaire. Une réunion rapide et efficace n’est possible qu’avec des participants attentifs.

 

Faites un tour de table

Il est important que tout le monde s’exprime lors de la réunion. Outre, le tour de table de présentation, Veillez à ce chaque participant ait un temps de parole. Vous pouvez demander à chacun de donner leur avis à tour de rôle. Vous pouvez également faire une tour de table pour conclure votre réunion.

Encouragez les personnes: même si l’idée ressemble à celle de son voisin, la formulation employée sera différente et amènera un autre regard sur le projet.

 

Choisissez la bonne animation

Avoir des post-it c’est bien, savoir les utiliser à bon escient, c’est mieux. Quelques exemples de techniques d’animation :

  • Le Scribing récoltant les idées et les illustrant sous forme de mind-mapping imagé
  • La technique d’animation 35 identifiant les idées ou concepts les plus importants
  • Le Word Café formant de petits groupes de travail autour de différentes questions-clés
  • L’atelier de co-développement misant sur les interactions entre les participants et l’intelligence collective
  • Le cercle d’ajustement permettant la critique constructif et l’optimisation d’un projet
  • Etc…

Choisissez la technique d’animation qui convient le mieux pour atteindre l’objectif attendu de votre réunion. De nombreuses formations existent sur cette thématique, n’hésitez pas à vous renseigner.

 

Bannissez les PowerPoint à rallonge

Tout le monde s’accorde à dire qu’un PowerPoint mal élaboré est désagréable et contre-productif. En effet, une réunion rapide et efficace passe par des supports clairs et concis. Pour cela :

  • Elaborer un power point court (vous pouvez mettre des informations en annexe et les afficher si les participants vous demandent des précisions)
  • Évitez d’écrire ce que vous allez dire (cela vous évitera de lire votre présentation au lieu de regarder les participants)
  • Allégez les textes de votre présentation (cela évitera que les participants lisent votre Powerpoint au lieu de vous écouter).
  • Privilégiez les visuels
  • Donnez une seule information par diapositive
  • Résumez, en quelques tirets, les informations essentielles à retenir

 

Souriez, vous êtes écouté

Si vous voulez que les participants soient moteurs, soyez agréable et surtout bienveillant. Incitez-les à s’exprimer, en précisant qu’il n’y a pas de questions bêtes ni de mauvaises idées. Vous serez également amené à freiner les ardeurs de participants monopolisant la parole. Faite le avec fermeté mais en douceur.

 

Résumez et répartissez les missions

Enfin, une réunion rapide et efficace passe par l’envoi d’un compte rendu. Vous pouvez vous dire que personne ne les lit ; et ce n’est pas totalement faux. Car, là aussi, le compte-rendu doit être adapté à votre réunion.

Dans le cadre d’une réunion d’équipe, il est préférable de faire simple. Dans ce cas, envoyez un relevé de décision sous forme de tiret avec un rappel de la répartition des missions, le cas échéant. Si besoin, prévoyez d’ores et déjà une autre date pour continuer les échanges afin de faire avancer votre projet.

 

Personnellement, je suis souvent en réunion, notamment des réunions de cadrage lorsque je débute un accompagnement de projet. J’applique régulièrement ces conseils et, pour l’instant, je n’ai encore retrouvé personne endormi sur sa table. J’espère donc qu’ils vous seront également utiles. Je serais ravie d’échanger avec vous si vous souhaitez en savoir plus.

 

A venir dans les prochains articles : structurer l’organisation interne de votre TPE, l’importance d’une bonne rédaction web. Pour ne rien rater, inscrivez-vous la lettre d’information.

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Après 10 années d’expérience dans la coordination de projets environnementaux, je vous propose de vous accompagner pour faire pousser vos idées. Organisation interne, gestion de projet, stratégie éditoriale, rédaction de contenus…