Les tableaux de bord vous veulent du bien

 

Généralement, les tableaux de bord effraient. Une image d’outils rébarbatifs et compliqués leur colle à la peau. Pourtant, ils sont là pour vous aider au quotidien. Voici donc un petit article pour vous réconcilier avec cet outil et rendre vos tableaux de bord efficaces.

ordinateur et tableaux de bord

Ils nous facilitent la vie

Cet outil est là pour vous épauler au quotidien et non vous donner la migraine. Pour réussir cela, il suffit d’un peu de bon sens. Commencez par vous demander pourquoi vous en avez besoin, avant de vous lancer dans le « comment ».

Les tableaux de bord efficaces doivent :

  • Répondre à vos besoins et vos objectifs
  • Planifier et organiser vos projets
  • Permettre une diffusion de l’information claire et rapide
  • Prévoir et alerter pour mieux maitriser le risque

Il n’existe pas de tableaux « tout fait », il est adapté à ses utilisateurs.

 

Ils sont adaptés : le fond avant la forme

La phase de conception est primordiale : c’est le « pourquoi ». Pour répondre à cette question, il est nécessaire de passer par différentes étapes successives :

  • Tout d’abord, établir un point de situation avec une analyse des atouts, des risques… (autrement dit les fameux SWOT et autres matrices d’analyse)
  • Ensuite, réfléchir à vos enjeux. C’est-à-dire, ce que vous pouvez gagner ou perdre lors du projet
  • Fixer vos objectifs pour répondre à vos enjeux. Ceux-ci sont plus précis et représentent le but à atteindre
  • Puis lister et hiérarchiser vos actions qui vous permettront d’atteindre vos objectifs (qui, quoi, quand, comment…)
  • Enfin, identifier des indicateurs pertinents pour suivre l’avancée de vos actions
  • Sans oublier de communiquer tout au long du processus pour associer vos collaborateurs et autres parties prenantes à la réflexion

Et voilà, vous n’avez plus qu’à « traduire » cela en tableau de bord. C’est seulement à ce moment que la question de la forme se pose.

 

Ils sont à notre image

Vous entendrez beaucoup de sigles : méthode GIMSI, indicateurs SMART et autres. Pas de panique si vous ne les connaissez pas. Ces outils ne sont là que pour vous aiguiller.

Là encore, exercez votre bon sens et construisez votre tableau de bord selon vos besoins et votre manière de travailler. Vous pourrez ensuite vérifier que vous n’avez rien oublié en consultant les différentes méthodes. Par exemple, prenez votre liste d’indicateurs et vérifier qu’ils sont bien SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et définis dans le Temps), au lieu de vous imposer une pression d’emblée pour définir l’indicateur parfait du premier coup.

 

Ils sont simples d’utilisation

Il n’est pas forcement utile d’investir dans de nouveaux logiciels. Un simple tableur Excel est souvent la meilleure solution. Tout simplement, car la quasi-totalité des ordinateurs possèdent ce logiciel et que beaucoup de personnes savent l’utiliser.

Pour des tableaux de bords efficaces, pensez « évolutifs ». Leur suivi et leurs mises à jour doivent être simples et rapides.

 

Ils sont connus et compris par toute l’équipe

L’appropriation du tableau de bord est deuxième point-clef après l’élaboration du « pourquoi ». Ces outils sont utiles s’ils sont connus, acceptés et compris par l’équipe projet. Il ne faut jamais oublier que la communication est à la base de tous projets. Et pas seulement pour l’utilisation des tableaux de bord !

 

A venir dans les prochains articles: des astuces pour bannir la communication négative et pour optimiser votre organisation grâce aux « To-do-list ». Pour ne rien rater, inscrivez-vous la lettre d’information.

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Crédit photo de cet article: Photo de Carlos Muza via Unsplash

Après 10 années d’expérience dans la coordination de projets environnementaux, je vous propose de vous accompagner pour faire pousser vos idées. Organisation interne, gestion de projet, stratégie éditoriale, rédaction de contenus…